【メリットの少ない仕事の習慣】
目標の達成に向かって業務を進めていくに当たり、充実した協議や情報共有は必要不可欠です。しかし、会議やミーティングも時間をかければいいというものではないようです。
A社では、業務の効率化や生産性の向上を図るため、定例会議の時間短縮に取り組むことになりました。そこで、今まで２時間かけて行われていた会議の時間を、１年で半分にする目標を掲げました。
具体的には、当日配布していた資料を事前配布に変更しました。これにより会議の内容を出席者が事前に把握することができ、全員が自身の考えを入念に準備する余裕ができたのです。
こうした工夫によって、１年後には会議の時間が半減し、業務も大幅に効率化しました。検討すべき案件は時間をかける必要がありますが、簡略化できるものはないかを検討することで、メリハリのある仕事につながります。
変えるべき習慣は思いきって変え、より充実した職場環境を作りたいものです。
さて今日の学びは？
10年前、サラリーマン時代に感じていた「あまり時間をかけたくない事」を振り返ってみました。まずは、会議の時間。前段の通り会議は意思決定の場にした方がよいと感じます。話し合ったけれども何も決まらず次回持ち越し。なんて会議がいくつもあった気がします。
次に、資料作成。ここで言う資料とはお客様へ提供する資料ではなく、社内会議に使う資料のこと。昔は利益0の業務報告書的な資料を数時間かけて作っていた記憶があります。
あとは、出勤時間にも疑問を持ったことがあります。朝礼は大事ですが、毎日同じような話を聞く時間がもったいないと感じたり、5分の遅刻で30分お灸を据えられたり。多くの人たちが9:00から始業するので交通機関や道路が混んでしまい無駄なストレスを感じることもしばしばありました。
どれも生産性に結びつきづらい作業や事象だなと当時の自分はそう感じて。
そして、今。
改めて振り返ってみてもやはり考えは同じでした。会議はあらかじめ資料に目を通して、当日はいくつか答えを持ってる状態にする。
社内会議で大量の資料を作ったところで、全てに目を通している社員はどれくらいいるのでしょう？
出勤時間に関しても、11:00-12:00の間に社内にいるとか、ランチミーティングを朝礼の代わりに意思疎通を図る時間にしたり、オンラインで朝礼できるとかすれば、混雑した電車や道路を回避できます。
大人になると●●して当たり前という感覚が多岐に染み付いていると思います。結果、自分の頭で考えることができなくなってしまう同僚を沢山みてきました。その中にいるとわかりませんが、往々にして生産性は低いことは企業にとっても、個人にとってもメリットは少ないです。
だから、今は。
やろうと思ったことは今やる。やらなくていいと思った時ことは遠慮なく相談する。そういった小さな積み重ねがこれからの日本で必要になるんだろうと感じます。
そんな私の今の仕事との向き合い方は、出勤時間の縛りなし。会議なし。資料はお客様用のみ作製。SDGSの取り組みとして、契約書類など紙類を全て電子化しました。Office、HP、決済システムもすべてスマートフォンの中で完結できるように仕組化しました。
お陰様で時間を自分のやりたいことに使えるようになったので、やはりやめれるものはどんどんやめた方がいいという実体験からの結論に達しました。
これからも今が当たり前であると鵜呑みにせず、やらなくていいことはどんどんやらないようにしていきたいと感じた1日でした。
今日も一日お疲れ様でした！